Cập nhật lần cuối vào 20/10/2022
Đối với hệ thống Logistics của một doanh nghiệp thì nhân viên chứng từ Logistics là một mắc xích vô cùng quan trọng. Các hoạt động như: lưu trữ hàng hóa, đóng gói, luân chuyển hàng hóa, làm thủ tục hải quan… đều cần tạo lập chứng từ và nhân viên chứng từ là người thực hiện công việc đó.
Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về công việc của một nhân viên chứng từ Logistics là như thế nào nhé!
Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về chứng từ Logistics là gì cũng như các loại chứng từ cơ bản nhé!
1. Chứng từ Logistics là gì và các loại chứng từ cơ bản
1.1 Chứng từ Logistics là gì?
Khi bạn muốn xuất nhập khẩu hoặc buôn bán một loại hàng hóa cụ thể, bạn cần phải có một bộ chứng từ đi kèm để có thể chứng minh sự việc, làm bằng chứng cho việc thanh toán hoặc bồi thường.
Và chứng từ sẽ mô tả cụ thể các thông tin sau:
- Giá trị của hàng hóa xuất/ nhập khẩu hoặc buôn bán.
- Số lượng, nội dung chi tiết và điều kiện giao hàng.
- Chi phí vận chuyển.
- Thông tin chi tiết về danh tính của người gửi lẫn người nhận hàng hóa.
Tùy theo tích chất lô hàng, giai đoạn và chức năng của từng mặt hàng, chứng từ Logistics được chia ra thành nhiều loại để phù hợp với nhu cầu.
1.2 Các loại chứng từ Logistics phổ biến
1.2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn thường dùng trong mua bán. Yêu cầu của chứng từ này là người mua phải trả tiền hàng được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn này sẽ nêu rõ đặc điểm hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức chuyển chở hàng và cả phương thức thanh toán.
Chức năng chính của chứng từ:
Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản và được sử dụng vào nhiều việc khác nhau. Chức năng chính bao gồm:
- Xuất trình cho ngân hàng để lấy tiền.
- Để thuận tiện cho công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm khi thanh toán tiền mua bảo hiểm hàng hóa cho cơ quan,
- Xin ngoại tệ hay yêu cầu hải quan tính thuế.
1.2.2 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Chứng từ Packing List được hiểu là phiếu đóng gói, một thành phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Nếu hiểu theo nghĩa tiếng Anh của bản dịch, nó được dịch là Chi tiết đóng gói, hoặc Danh sách đóng gói theo sát nghĩa của từ điển dịch thuật. Tuy nhiên mọi người vẫn gọi là phiếu nên gọi như vậy cũng là điều dễ hiểu.
Như cái tên đã cho thấy, danh sách đóng gói sẽ chỉ ra được hàng hóa sẽ đóng gói như thế nào. Nói dễ hiểu đó là khi nhìn vào bạn sẽ hiểu lô hàng được đóng gói như thế nào.
Điều này sẽ giúp tính toán được:
- Cần bao nhiêu không gian để xếp và dỡ hàng (có thể do công nhân bốc xếp. Hoặc phải sử dụng các thiết bị chuyên dụng như xe nâng, xe cẩu …)
- Tổ chức các phương tiện nên được tổ chức như thế nào. Ví dụ như sức chứa của xe có thể chứa được bao nhiêu tấn? Và kích thước thùng hàng thích hợp là bao nhiêu?
- Cần tìm các mặt hàng cụ thể ở đâu (pallet nào) . Hoặc khi nào hàng hóa cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Phân biệt hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói:
Đối với những người không quen đọc chứng từ thì cần phải phân biệt giữa hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói.
Giống nhau:
- Thường được tạo ra từ một khuôn mẫu)
- Chứa nhiều thông tin trùng nhau,
- Chức năng khác nhau, vì vậy chúng cần 1 số yêu cầu, dữ liệu cụ thể.
Khác nhau:
- Hóa đơn thương mại là một chứng từ thiên về thanh toán nên trên đó thường ghi rõ số lượng hàng hóa
- Phiếu đóng gói thì cần phải ghi rõ hàng hóa được đóng gói như thế nào? bao nhiêu kiện hàng, thể tích, khối lượng bao nhiêu, …
Nội dung cơ bản sẽ gồm:
- Số & ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
- Tên, địa chỉ người bán & người mua
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
1.2.3 Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Hợp đồng thương mại (Sale Contract) là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Đây là sự liên kết giữa người cung cấp dịch vụ và sản phẩm. Hoặc giữa người mua dịch vụ và sản phẩm.
Nội dung chính cần có trong hợp đồng bao gồm:
- Commodity: mô tả hàng hóa
- Quality: phẩm chất hàng
- Quantity: Số lượng, trọng lượng hàng
- Price: đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (vd: FOB cảng xếp)
- Shipment: thời hạn, địa điểm giao hàng
- Payment: phương thức, thời hạn thanh toán
- Packing & Marking: quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa
- Warranty: bảo hành hàng hóa (nếu có)
- Force Maejure: bất khả kháng
- Claime: khiếu nại
- Arbitration: trọng tài
- Other conditions: các quy định khác
Nội dung cụ thể tất nhiên sẽ được sửa đổi một cách linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của các bên. Nhưng các điều khoản cơ bản được mô tả ở trên rất phổ biến và bạn nên tham khảo khi soạn thảo và đàm phán hợp đồng để tránh các sai sót đáng tiếc.
1.2.4 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Định nghĩa về C/O:
Certificate of Origin hay còn gọi là C / O với tên tiếng anh là chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Nó là một loại giấy tờ, chứng từ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
C / O phải phù hợp với quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
Chức năng của C/O:
Giấy chứng nhận xuất xứ cung cấp cho chúng ta nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ. Hoặc quốc gia nhất định.
Quy định tuân thủ của C/O:
- Đảm bảo rằng nguyên tắc được tuân thủ một cách chính xác cùng với các tiêu chuẩn theo quy định của nước xuất khẩu,
- Ngoài ra, phải tuân thủ các tiêu chuẩn của nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
Mục đích của C/O:
- Chứng minh hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật trong việc xuất nhập khẩu của hai nước
1.2.5 Vận đơn
Là một trong những chứng từ không thể thiếu trong hoạt động mua bán quốc tế. Thể hiện mối liên lạc giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu hay bên bán với bên vận chuyển chính là vận đơn.
Có thể hiểu nôm na vận đơn chính là tờ phiếu ghi nhận thông tin về vận chuyển hàng hóa.
Trên phiếu vận đơn, tùy vào đường biển, hàng không, đường bộ… sẽ có sự khác nhau, nhưng sẽ có những nội dung chính như sau:
- Tên và địa chỉ cụ thể của đơn vị vận tải kèm những chỉ dẫn khác theo yêu cầu.
- Thông tin về cảng xếp hàng.
- Thông tin về cảng dỡ hàng.
- Tên và địa chỉ cụ thể, chính xác của người gửi hàng.
- Tên và địa chỉ cụ thể, chính xác của người nhận hàng.
- Tên hàng, ký mã hiệu của hàng, số lượng, cách thức đóng hói hàng hoá, trọng lượng hoặc thể tích của hàng.
- Mức cước phí và phụ phí đi kem để thanh toán cho đơn vị vận tải. Điều kiện và phương thức thanh toán là gì.
- Thời gian và địa điểm mà hãng tàu cấp vận đơn.
- Số bản gốc của vận đơn.
- Chữ ký xác nhận của thuyền trưởng hoặc người đại diện thuyền trưởng.
Chức năng chính của vận đơn:
- Biên lai gửi hàng lên phương tiện (tàu, máy bay, xe tải)
- Bằng chứng của hợp đồng chuyên chở (giữa người gửi hàng và người chuyên chở)
- Chứng từ sở hữu (áp dụng cho vận đơn đường biển).
Vận đơn được áp dụng vào những công việc như là:
- Chứng minh rằng hàng hoá đã được gửi bởi người bán và người mua. Nhằm đang thực hiện các công việc cần thiết như đã thoả thuận.
- Là chứng từ thanh toán khi hàng đã lên tàu. Trong trường hợp hai bên thống nhất phải có vận đơn để thanh toán, như thanh toán L / C.
- Lập hồ sơ hải quan nhập khẩu: lập chứng từ rất quan trọng và hải quan yêu cầu bản photocopy có đóng dấu của hãng tàu hay dấu của chủ hàng.
- Được sử dụng như một chứng từ để chuyển hàng hóa thông qua vận đơn gốc. Thường được áp dụng cho vận tải đường biển với vận đơn chuyển nhượng.
2. Nhân viên chứng từ Logistics được hiểu như thế nào?
Nhân viên chứng từ Logistics được coi là vị trí khá phổ biến trong lĩnh vực Logistics. Vị trí này thường xuyên phải làm việc với các loại chứng từ, tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm của công ty.
Do làm công việc lặp đi lặp lại một số công đoạn cũng như nhập số liệu vào máy tính nên đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ và độ khó cao.
2.1 Nhân viên chứng từ Logistics đảm nhận những việc gì?
Nhân viên chứng từ hay còn gọi là (Document staff) là tên gọi chung khi tuyển dụng nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy chia ra nhiều mảng khác nhau.
Trong các doanh nghiệp thông thường sẽ kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu – logistics như: Coloader, Forwarder, Carriers đôi lúc sẽ tuyển dụng các vị trí.
Các vị trí nhân viên chứng từ bao gồm:
- Nhân viên chứng từ hàng sea xuất (xuất khẩu hàng đường biển)
- Nhân viên chứng từ hàng sea nhập (nhập khẩu hàng đường biển)
- Nhân viên chứng từ hàng air xuất – nhập khẩu (nhập – xuất khẩu hàng đường hàng không)
- Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
- Nhân viên chứng từ bộ phận cước – logistics
- Nhân viên chứng từ vị trí thanh toán quốc tế
- Nhân viên chứng từ bộ phận thủ tục hải quan giấy phép…
Tùy vào từng bộ phận làm việc hay quy mô công ty sẽ có các công việc cụ thể khác nhau.
1 số công việc nhân việc chứng từ cần làm bao gồm:
- Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking từ khách hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng hay hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc.
- Soạn thảo hợp đồng mua bán ngoại thương (Contract), soạn thảo hóa đơn thương mại (invoice), PO, Packing list, D/O…
- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O. Lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt.
- Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết để làm House Bill (vận đơn đường biển). Hay Telex Release (hình thức giao hàng mà người nhận không cần phải sử dụng bill gốc) trong những trường hợp cần thiết.
- Ngoài ra còn làm các hợp đồng khác như thuê container, bãi, kiểm soát các loại phí phí lưu trữ container tại bãi của cảng (DEM). Hoặc phí lưu container tại kho riêng của khách (DET) hay vệ sinh, vận chuyển container…
Ngoài ra 1 nhân viên chứng từ còn làm thêm các công việc như sau:
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A…
- Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu
- Nắm bắt được tình hình cũng như kiểm soát được lịch chuyển và giao nhận hàng.
- Giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi.
- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm đúng tiến độ công việc.
- Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa.
Về cơ bản bạn sẽ làm tất cả các đầu việc được nêu ở trên, ngoài ra bạn sẽ làm thêm những công việc tùy vào sự phân công và mức độ chuyên môn hóa của công ty.
2.2 Nhân viên chứng từ và những yêu cầu cơ bản:
Đối với vị trí nhân viên chứng từ Logistics, đa phần các nhà tuyển dụng thường yêu cầu các ứng viên đáp ứng các yêu cầu sau đây.
Yêu cầu bao gồm:
- Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành Logistics, xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế.
- Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực Logistics. Am hiểu tường tận quy tắc chứng từ xuất nhập khẩu. Hoặc quy định về lưu thông, xuất khẩu hàng hóa.
- Có khả năng giao tiếp tốt vì đây là công việc thường xuyên đàm phán, thương lượng với khách hàng.
- Khả năng ngoại ngữ tốt
- Sử dụng thành thạo kỹ năng văn phòng (Excel, Word,..)
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chịu được áp lực cao
2.3 Nhân viên chứng từ và mức lương tối thiểu khi ra trường:
Đây có lẽ là vấn đề mọi người quan tâm nhất khi bắt đầu tìm hiểu về một ngành nghề mới. Các mức lương và lộ trình phát triển ở mảng nhân viên chứng từ Logistics như sau:
Mức lương của nhân viên chứng từ:
- Mức lương trung bình khởi điểm dành cho người mới hoặc sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm từ 6 – 10 triệu đồng tùy theo từng doanh nghiệp.
- Người đã có kinh nghiệm thì mức lương sẽ từ 10.000.000đ trở lên tùy thuộc vào khả năng làm việc của bạn.
Lộ trình thăng tiến vị trí nhân viên chứng từ Logistics:
Nhân viên thực tập – Nhân viên chính thức – Chuyên viên – Phó phòng chứng từ – Trưởng phòng – Giám đốc bộ phận.
Qua bài viết trên, có thể thấy nhân viên chứng từ Logistics là vị trí đòi hỏi sự cẩn thận cũng như sự chính xác cao do phải làm việc với giấy tờ và chứng từ hằng ngày.
Đổi lại đây là vị trí có mức lương khá cao, cơ hội thăng tiến công việc tốt và được nhiều công ty tuyển dụng.
Hi vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích về vị trí nhân viên chứng từ Logistics. Và hơn hết là các yêu cầu cơ bản khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên chứng từ Logistics.
Đọc thêm các bài biết khác tại đây
